「書類を提出したときにもらう『控え』。これっていつまで持っておけばいいの？」 「コピーや原本とは何が違うの？」
役所の手続きや契約の際、必ずと言っていいほど手渡される「控え」。なんとなく大切に取っておいているけれど、その本当の意味や役割を正しく理解している人は意外と少ないものです。
実は、「控え」はただのコピーではありません。いざという時に自分を守る「証拠」になることもあるのです。
この記事では、「控え」と「原本・写し・コピー・副本」の違いから、捨ててはいけない保管期間の目安まで、日常生活で役立つ知識を分かりやすく解説します！
🧐 「控え」の本当の意味とは？
「控え」とは、相手に提出した書類の「自分用のコピー（記録）」のことです。
【イメージ】 [窓口の職員に「原本」を渡し、手元には「受付印」が押された「控え」を残している様子]
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役割: 「確かにこの内容で提出しました」という証拠。
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ポイント: 役所などで「受付印（受領印）」が押された控えは、単なるコピー以上の「提出証明」としての効力を持ちます。
🔄 似ている言葉との違い一覧表
「原本」「コピー」「写し」「副本」……。似ているようで、実はルールが違います。
| 言葉 | 意味 | 証拠能力 |
| 原本 | 署名・押印した「本物の書類」 | 最強（法的効力あり） |
| 控え | 自分の手元に残す記録用の複写 | 中（提出の証明になる） |
| 写し | 原本を写したもの（住民票の写し等） | 高（公的に発行された場合） |
| コピー | コピー機で複製しただけのもの | 低（内容の確認用） |
| 副本 | 原本と全く同じ内容の「予備」 | 最強（原本と同じ扱い） |
📅 「控え」はいつまで保管すればいい？（目安）
「いつ捨てていいか分からない」という方のために、一般的な目安をまとめました。
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医療費の領収書・明細書： 5年間（確定申告の医療費控除に必要）
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公共料金の受領書： 2〜5年間（未払いのトラブル防止）
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役所の申請書類の控え： 1年間（手続きが完了し、反映を確認するまで）
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宅配便の送り状控え： 荷物が届くまで（紛失・破損時の問い合わせに必須）
✅ まとめ
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「控え」は、自分を守るための「提出証明書」。
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役所やビジネスでは、受付印があるかどうかが重要。
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「原本」は相手へ、「控え」は自分の手元へ。
「あとで困った！」を防ぐために、日付を入れたクリアファイルにまとめて管理する癖をつけておくと安心ですね。
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